Aan de slag met CSRD (1): Wat betekent CSRD voor HR?

De CSRD verplicht organisaties om op gestructureerde wijze jaarlijks hun duurzaamheidsprestaties te rapporteren. Hierbij heeft duurzaamheid niet alleen betrekking op het klimaat en milieu, maar ook op mens en omgeving.

Eigen personeelsbestand

Een van de pijlers waarover gerapporteerd moet worden is het eigen personeelsbestand (aangeduid met S1). Dit valt natuurlijk onder de verantwoordelijkheid van HR. Maar wie vallen allemaal onder dat eigen personeelsbestand?

Annie Calisal-Alting, duurzaamheidsadviseur en medeoprichter van duurzaamheidsadviesbureau Factor Delta, vertelt dat eigenlijk iedereen die in je organisatie aanwezig is en werkzaamheden uitvoert, valt onder het eigen personeelsbestand. Die personen kun je vervolgens in verschillende groepen indelen. “Dat zijn mensen op arbeidscontract die bij jou in loondienst zijn, maar ook uitzendkrachten, gedetacheerden en zzp’ers. Je moet dat in de rapportage verder definiëren, maar in theorie begin je dus heel erg breed.”

• Lees ook: Dit zijn de zes belangrijkste HR trends in 2025 volgens ADP

Dat komt ook doordat thema’s als arbo en veiligheid onder S1 vallen. “Je kunt niet zeggen: ‘Mijn eigen medewerkers moeten veilig zijn, maar het is niet erg als die zzp’er die voor mij werkt een ongeval krijgt’.”

Materialiteitsanalyse

Voor de CSRD moet over verschillende onderwerpen gerapporteerd worden. Er zijn een aantal algemene onderdelen, waarover iedereen moet rapporteren. Daarnaast rapporteer je als organisatie over de onderwerpen die uit de materialiteitsanalyse naar voren komen. Dit is een risico-analyse met betrekking tot duurzaamheid. Wanneer een onderwerp uit deze analyse naar voren komt als impact- of risicovol, moet je ook daarover rapporteren.

Basisinformatie HR-onderwerpen

Calisal-Alting legt uit dat onder S1 in ieder geval een aantal algemene onderdelen vallen. “Dat betekent de eigenschappen van medewerkers in loondienst, bijvoorbeeld. Het gaat dan om het totale aantal, het aantal mannen, het aantal vrouwen, enzovoorts.”

Diezelfde opsplitsing moeten bedrijven ook maken voor het aantal permanente medewerkers versus tijdelijke medewerkers (die beiden ook weer onderverdeeld moeten worden in aantal mannen, vrouwen en overig). Ook het aantal nul-urencontracten en cijfers over verloop moeten ze meenemen in hun rapportage.

Dit soort basisinformatie moet ieder bedrijf rapporteren, ongeacht of dit als belangrijk uit de materialiteitsanalyse naar voren komt. Datzelfde geldt voor eigenschappen van medewerkers die niet in loondienst zijn. Voor grotere bedrijven geldt dat ze dit per land of per regio moeten doen. Als er regionale verschillen zijn, moet je dat ook apart definiëren. “Dat is de basis die je eigenlijk altijd moet doen.”

Veiligheid en gezondheid

Met betrekking tot veiligheid en gezondheid, moet je rapporten over hoeveel mensen er onder je veiligheidssysteem vallen. In Nederland valt eigenlijk iedereen daaronder: als er iets gebeurt, hebben we verzekeringen waar iedereen onder valt. In het buitenland is dat niet altijd zo. Ook moet je rapporteren hoeveel medewerkers er ziek zijn, hoeveel sterfgevallen er zijn geweest, hoeveel van deze mensen in loondienst waren. Is er sprake van sectorspecifieke klachten, zoals bijvoorbeeld rug- of knieklachten?

Dan gaat het dus niet specifiek om arbeidsongevallen, maar wel om uitval gerelateerd aan het werk. Daarnaast moet je rapporteren over het aantal arbeidsongevallen en hoe serieus deze waren. Ook moet je rapporteren over hoeveel medewerkers er onder een cao vallen, als dat voor jouw organisatie relevant is. Hoeveel mensen gebruik mogen maken van een sociale dialoog.

Training en ontwikkeling

Ook over training en ontwikkeling moet je rapporteren. Dat is ook een thema dat vaak als belangrijk naar voren komt, vertelt Calisal-Alting. Worden er trainingen gegeven? Hoeveel mensen hebben training gekregen? Hoeveel uur in totaal en hoeveel uren gemiddeld per medewerker? Vervolgens splits je dat dan ook uit per medewerkerslaag en naar geslacht. Zo wordt zichtbaar of je misschien alleen maar op een bepaald niveau training geeft, of alleen aan mannen. “In Nederland valt het denk ik nog relatief mee, maar er zitten grote verschillen in binnen Europa. Dus daar komt dat vandaan.”

Salarisverhoudingen

Een ander thema zijn de salarissen. Hoe zit het daar met de man-vrouwverhouding? Op die manier kijk je ook naar de salarisschalen. Zijn er verschillen? Waar zitten die en waar komen ze vandaan? “Daar mag je wel context bij geven. Je moet die data allemaal aanleveren, maar je mag ook zeggen: ‘Dit kunnen we verklaren, want…’”.

Vervolgens moet je ook met betrekking tot salaris het verschil laten zien tussen de bestbetaalde en de mediaan uit je salarisdossier.

Diversiteit

Diversiteit en inclusie is ook een actueel thema binnen HR, al heeft het niet altijd prioriteit binnen organisaties. Voor de CSRD is dit ook een thema waarover gerapporteerd moet worden; en dan vooral met betrekking tot mannen en vrouwen. Verdere invulling van het thema diversiteit mag je zelf bepalen; dat ligt aan je eigen beleid.

• Lees ook: HR Tech, Work Tech en AI in 2025. Zeven voorspellingen

Calisal-Alting: “Op het moment dat mensen met een beperking op wat voor manier dan ook bij jou een ‘materieel onderwerp’ is, dus een onderwerp dat uit de risico-analyse als belangrijk naar voren is gekomen, moet je ook zeggen om hoeveel mensen het gaat, wat daaraan wordt gedaan en hoeveel acties daarop zijn ondernomen. Maar in principe wordt vooral vaak gevraagd naar het man-vrouwverschil.”

Beleid

Het blijkt dat er veel zaken zijn waarover HR moet rapporteren. In eerste instantie ligt de focus op het verzamelen van data. Maar daar blijft het niet bij. “De punten die uit de materialiteitsanalyse naar voren zijn gekomen als specifiek belangrijk voor jouw bedrijf, zijn de punten waarmee je aan de slag gaat. Op deze punten ga je beleid schrijven. In je rapportage moet je iets over dat beleid melden,” aldus Calisal-Alting.

Op het moment dat je een beleid hebt geschreven, moet je ook maatregelen en doelen beschrijven. Want je gaat iets doen met die onderwerpen die belangrijk zijn. Uit de analyse blijkt immers dat het of positief of negatief is, en dan moet je daar iets mee doen.

“Op het moment dat het positief is, kun je zeggen: ‘Ik blijf dit monitoren en zolang het positief is, vind ik dat oké.’ Is het negatief en vind je dat je daar zoveel schade mee aanbrengt op de een of andere manier, dan zal je toch iets moeten veranderen om jezelf recht in de spiegel te kunnen aankijken.” Daarnaast moet je actie ondernemen om de al toegebrachte schade te compenseren of het effect te beperken. Op de geformuleerde maatregelen moet je kpi’s zetten, want je moet het kunnen meten. Waar sta je en waar wil je naartoe? Over die kpi’s moet je ook rapporteren.

Extra werk

Er komt veel kijken bij de CSRD en een nieuwe verplichting levert meer werk op. Maar volgens Sjuk Akkerman, sector banker bij ING kunnen we de nieuwe rapportageplicht ook zien als een kans. In een blogpost op de website van de bank benadrukte hij de kans om te werken aan je Employer Branding: “De duurzaamheidsrapportage is niet alleen een verplichting, maar ook een kans om je als bedrijf te profileren en te investeren in sociale pijlers, zoals goed werkgeverschap, diversiteit en duurzame inzetbaarheid.”

Thema’s die vandaag de dag erg belangrijk zijn, met name onder de jongste generatie medewerkers. “Goed werkgeverschap zorgt voor hogere medewerkerstevredenheid, betere prestaties en reputatie van het bedrijf. Hierdoor zal het personeelsverloop afnemen en ben je bovendien aantrekkelijk voor nieuw talent”, aldus Akkerman.

Alle data bij elkaar verzamelen

Volgens Calisal-Alting is het vooral ingewikkeld om ervoor te zorgen dat je alle data bij elkaar hebt. “Ik denk dat, zeker in Nederland, het gemiddelde bedrijf salarissen, mannen, vrouwen, leeftijd, allemaal best wel op orde heeft. Het is misschien slim om te zorgen dat je toch een soort van dashboard krijgt, dat je het bij kan houden.” Ze vertelt dat ze klanten heeft die nog met de hand moeten tellen hoeveel mensen er uit dienst zijn gegaan.

“Kijk, dat is gewoon niet zo lekker. Als je het op die manier hebt geregeld, is het gewoon heel veel werk.” Datzelfde geldt voor salarissen. “Als je al die salarissen naast elkaar moet gaan leggen en de mediaan moet gaan bepalen en dan de hoogste en vervolgens handmatig het verschil moet gaan uitrekenen. Dat is gewoon echt rotwerk.” Het ligt eraan hoe volwassen je als organisatie al bent. Waar sta je als bedrijf? Vaak hebben bedrijven die aan de CSRD moeten voldoen dit soort basisdingen wel op orde. Heel veel bedrijven hebben een ERP-systeem, hebben een loonadministratie, die hebben dat soort zaken best wel goed op orde. Wat soms wat lastiger is, is een stukje ongevallenregistratie, dat gebeurt volgens Calisal-Alting vaak nog handmatig.

Dat neemt natuurlijk niet weg dat je op bepaalde punten beleid moet gaan schrijven en maatregelen en doelstellingen moet gaan formuleren. Die je vervolgens moet gaan bijhouden. Doelstellingen maak je immers om iets te veranderen. En verandering gaat niet vanzelf. Vaak gaat het echter om thema’s waar organisaties al mee bezig zijn. Calisal-Alting: “Elk bedrijf wil het ziekteverzuim naar beneden. Elk bedrijf wil dat er zo min mogelijk mensen uit dienst gaan. Sterfgevallen willen we sowieso heel graag voorkomen. Dus met al dat soort dingen zijn we wel al mee bezig. Dat is denk ik echt het voordeel van de sociale thema’s van S1. Het zijn geen nieuwe onderwerpen. Het is heel erg tastbaar.”