Gaat de dialoogtool de medewerkerssurvey verslaan?

De standaardsurveys liggen al langer onder vuur: ze zijn vaak te lang, te statisch, te generiek en het is onduidelijk welk belang medewerkers hechten aan de thema’s. Daar spelen dialoogtools op in. Deze luistertools brengen de behoefte van medewerkers sneller en beter in beeld, passend bij de tendens van ‘medewerker centraal’. Dat helpt HR en de organisatie om dichter tot de kern van de verbeteringen te komen.

Zelf onderwerpen selecteren

“Bij surveys vraag je vooral naar zaken die de organisatie heeft bedacht”, zegt Robert-Jan Simons, Partner bij Plek. “Eigenlijk luister je dan selectief. Maar je wint geen wedstrijd door op je eigen helft te blijven spelen. Welke thema’s vinden medewerkers belangrijk? Wat is relevant, wat heeft impact op de werkbeleving? Dat haal je niet uit een rijtje vaste vragen waar je op kunt scoren, iedere keer weer opnieuw. Een dialoogtool sluit daar wel bij aan.” 

Dialoogtool Plek laat medewerkers zelf kiezen uit onderwerpen waarover zij hun mening willen geven. Bij vervolg hierop wordt gebouwd op de data van de medewerker zelf: “Een half jaar geleden was jouw mening ‘X’. Hoe is dat nu? Waarom is het gewijzigd?”

“We noemen dat ‘slimme gesprekken’”, zegt Simons. “Door deze verdieping leert de organisatie haar medewerkers beter kennen en worden ontwikkelingen getoond in prioriteiten volgens medewerkers zelf. Met dieper inzicht werk je ook aan de relatie tussen medewerker en organisatie. 90% van de deelnemers zegt dat zij hun gedachten en behoeften kwijt konden. Dat bereik je niet met een standaardsurvey”, aldus Simons.

De uitkomsten voor de totale organisatie worden geclusterd rond een aantal persona’s – denk ‘bloedgroepen van medewerkers ’- die AI herkent in de scores. Met de persona’s hebben leidinggevenden en HR zicht op de mens achter de data en kunnen daarmee gerichte, relevante acties ondernemen. Simons: “Er is immers geen ‘one size fits all’. Werken met persona’s doet meer recht aan de onderlinge verschillen tussen medewerkers en wat er echt toe doet, dan alleen een gemiddelde weergeven.”

Echt weten wat er leeft en speelt

“Gesloten vragen stellen aan medewerkers betekent dat je niet echt naar hen luistert”, zegt Maurik Dippel, CEO van CircleLytics. “Focus op open vragen als je echt wilt weten wat er leeft en speelt. Dan komt snel naar boven waar het echt om gaat. Medewerkers reageren in hun eigen woorden en laten aan bod komen wat top of mind is.” 

CircleLytics biedt een dialoogtool waar alle medewerkers aan kunnen deelnemen. Met open vragen en een positieve insteek waarop open antwoorden mogelijk zijn: ‘Welke belangrijke stap in de organisatie kunnen we samen zetten?’ ‘Hoe kunnen we ‘X’ versterken?’ ‘‘Hoe kunnen we ‘X’ realiseren?’ “Je kunt vragen welke suggesties voor verbeteringen medewerkers voorstellen. Als je van elkaar leert en naar elkaar luistert werk je aan collectieve intelligentie”, aldus Dippel.

Op de open vragen wordt in twee rondes gereageerd door medewerkers. In de eerste ronde geven medewerkers anoniem hun mening. In de tweede ronde kunnen medewerkers reageren op een selectie van elkaars reacties op de open vragen en aangeven of zij dit onderschrijven. Hieruit volgt de rangorde van meningen. 

Dippel:” Zo heb je geen kans op sociaal wenselijke antwoorden, groeps- of tijdsdruk die je mogelijk wel hebt bij live focus- of klankbordgroepen. Face to face zeggen medewerkers vaak minder wat ze echt kwijt willen en stellen minder hun mening bij. En wat het vaakst genoemd wordt in de eerste ronde, is niet meteen het allerbelangrijkste. In de tweede ronde stellen medewerkers regelmatig hun mening bij door wat ze leren van andersdenkenden. Thema’s gaan zo meer leven in de organisatie. We zien dat 10-25% meer medewerkers reageren in de tweede ronde. Engageren is echt een werkwoord, geen afvinklijst.” 

Community aan het woord

“Het faciliteren van een community in de organisatie geeft de medewerker echt een stem”, zegt Irene Klein Bog, Senior Research Consultant bij InnerVoice. De community waarmee InnerVoice aan de slag gaat, is een representatieve groep van circa 200 medewerkers uit de organisatie. Zij nemen vrijwillig deel aan online vraagstukken die HR, Communicatie of management inbrengen. Dat kunnen vraagstukken zijn die verdiepend zijn aan een eerdere medewerkerssurvey, ideeën en tips generen, meningen ophalen of keuzes voorleggen. Communityleden kunnen ook zelf onderwerpen aandragen.

Klein Bog: “Werken met een community, in plaats van met de hele organisatie, zorgt ervoor dat de groep meer betrokken is en open staat om het gesprek te voeren. Door een groep bij elkaar te brengen, maak je bovendien gebruik van interactie tussen deelnemers. Deelnemen kan anoniem, maar sommige organisaties kiezen juist voor openheid.” 

“De organisatie brengt het vraagstuk in en samen bepalen we of het past bij een dialoog en welke onderzoeksmethodiek zich hiervoor het beste leent. Binnen een community kunnen diverse methoden ingezet worden, zoals een online discussie, een poll of een korte vragenlijst.” 

“Soms zijn er meerdere rondes nodig, waarbij we steeds dieper ingaan op een bepaald thema. Als onafhankelijke community manager houden wij de discussie levendig om zo te komen tot diepere inzichten. Als een onderwerp niet echt leeft in de organisatie, merk je dat meteen. Het ophalen van reacties gaat snel, een duidelijke samenvatting en richting is binnen gemiddeld twee weken afgerond.“

Aan de slag met uitkomsten dialoogtools

Wat kunnen organisaties doen om dialoogtools met succes in te zetten? Simons: “Een dialoogtool is geen vervanger van het 1 op 1 gesprek. De tool leidt wel sneller tot dat waar het echt om gaat. Dippel: “Een dialoogtool is meer ondersteunend voor management dan een HR-tool. Dan moet de business wel willen luisteren naar medewerkers. 

Klein Bog: “Het allerbelangrijkste is dat medewerkers terugkoppeling krijgen over wat er met de uitkomsten wordt gedaan, anders neemt het animo om deel te nemen snel af.” Dat beaamt Simons: “Het succes zit in de vervolgacties op individueel, team- en organisatieniveau. Want uiteindelijk moet je met de uitkomsten van dialoogtools aan de slag!”