Technologiefilosoof Martijn Aslander: “We hebben nooit geleerd om met computers om te gaan”

Als de wereld van technische foefjes nieuw voor je is, moet je een paar dagen bijkomen van je verbazing na een eerste ontmoeting met Martijn Aslander. Als technologiefilosoof en professioneel lifehacker verbindt hij mensen, informatie en ideeën. Hij is één van de auteurs van ‘Ons werk is stuk’ en mede-oprichter van de Stichting Digitale Fitheid. Daardoor houdt hij zich op dagelijkse basis bezig met de digitale vaardigheden van kenniswerkers. Door technologie slim te gebruiken is Aslander als mensenmens in zijn element wanneer die technologie voor hém werkt en hij er zelf zo min mogelijk mee hoeft te doen.

Wanneer je tijdens de maandelijkse bijeenkomsten van de stichting langskomt, is Aslander nauwelijks achter een laptop te zien. Soms doet hij kort even iets op zijn smartwatch of iPhone, voordat hij doorvliegt naar het volgende gesprek. Routes, koppelingen en verbanden achter de schermen zorgen ervoor dat hij vervolgens alles zonder moeite uit zijn mouw schudt. Als je laat vallen wat je werk is en dat je volgende week in Deventer moet zijn, kan hij je binnen een paar seconden vertellen waar hij 3 jaar geleden heeft gegeten toen hij daar was, welke mensen die hij kent daar wonen of werken en dat je echt die en die even moet opzoeken als je toch gaat, want die heeft 10 jaar geleden gewerkt bij een bedrijf dat nog wel eens nuttig voor je kan zijn.

Weinig mensen zijn echt handig met een computer

Hedendaagse tools gebruiken om informatie zó te beheren dat die binnen een paar seconden vindbaar is en alle dwarsverbanden mogelijk zijn, dat krijg je niet in een dag voor elkaar. Op organisatieniveau is dit nog complexer. Er is een leercurve en een cultuuromslag voor nodig. Maar dit is slechts het topje van de ijsberg. Er is veel laaghangend fruit op persoonlijk niveau: het is nodig om doorlopend te werken aan onze eigen digitale fitheid.

Waar we beroeps- of universitaire opleidingen volgen voordat we gaan werken en medewerkers trainingen over nieuwe software aanbieden, wordt het werken met het apparaat zelf vergeten. “De digitale fitheid van de gemiddelde Nederlandse medewerker is bar slecht, ook bij wie je beter zou verwachten,” aldus Aslander. “Dat komt omdat we denken dat als je een draaitabel kunt maken en je je inbox op orde hebt, dat je dan waarschijnlijk wel handig bent met je computer. Dat is absoluut niet het geval.”

Hoe erg is dit eigenlijk?

Denk je dat het wel meevalt, hoeveel er te winnen valt als je iets meer trucjes leert voor het omgaan met PC of betere afspraken in je team maakt over het opslaan van informatie? De cijfers liegen er niet om:

• De gemiddelde kenniswerker besteedt 6 uur per werkweek aan het zoeken naar informatie die collega’s wel hebben, maar niet voor hen vindbaar is.
• Alle tijd die je besteedt aan het organiseren en slepen van mails naar mapjes is voor niets: er is gemeten dat mensen die mail niet organiseren maar de zoekfunctie in Outlook goed gebruiken, hun mails sneller vinden.
• Voor wie nog niet werkt met sneltoetsen: daarmee werk je 30 procent sneller dan met een muis. Wisten we al in 2005.
• TextExpander (één van de bekende tools voor tekstexpansie) heeft gemeten dat topgebruikers meer dan 31 uur per maand besparen.
  

  ---

Aslander geeft aan dat dit fenomeen niet generatie-afhankelijk is. Jongeren zijn minder bang om dingen uit te proberen, maar die doen ook maar wat. Ze hebben weinig vaardigheden in het bewaren en vinden van informatie. Bij oudere generaties is sprake van ‘digischaamte’.

Wanneer organisaties geen randvoorwaarden afspreken en individuele medewerkers vaardigheden missen, gaat er veel tijd verloren en moet men vaker dan nodig overleggen. Dat heeft Aslander in het algemeen kunnen constateren na het samenwerken met honderden organisaties. “HR heeft niet op de radar dat het niet goed regelen van een paar dingen zorgt voor klachten over werkdruk en het werkplezier vermindert. We hebben nooit geleerd om met informatie en computers om te gaan, we zijn het maar gewoon gaan doen.”

Mentale ruimte terugwinnen en meer slagkracht krijgen

Organisaties zouden hier iets voor kunnen aanbieden, maar Aslander beveelt niet aan dit ‘topdown’ op te leggen. “Ze kunnen het individu faciliteren om hier tijd aan te besteden en het onder de aandacht brengen, maar het is vooral belangrijk dat HR en IT met elkaar praten. Grote organisaties en overheden hebben vaak niet door dat werkdruk iets te maken kan hebben met verspilling bij het gebruik van technologie. Of dat een deel van de mensen die zzp’er wordt (‘hiërarchisch vluchteling’ zoals Aslander dit structureel noemt), dit doet omdat ze het zat zijn dingen te doen die zonde zijn van hun tijd. Faciliteer zaken zoals een wachtwoordmanager of een breder scherm. En zorg voor de mogelijkheid om tools te downloaden. Beheersgemak van IT is niet het enige wat relevant is.”

Aslander: “Rondom productiviteit zit vaak een paradox, net zoals dat AFAS in het nieuws kwam met het idee dat harder werken niet leidt tot meer productiviteit. Onze stelling is dan ook dat als je digitaal fit bent, je productiever kunt zijn door minder te werken. Wij claimen mensen te helpen met twee dingen: het terugwinnen van mentale ruimte en meer slagkracht. Dat is dus niet efficiënter werken, maar effectiever werken.”

Morgen de eerste 100 uur terugwinnen

Als HR professional kun je om te beginnen zelf werken aan je digitale fitheid. De ‘Digitale Fitheid Community’ is een gratis online community waar bijna 3.500 leden elkaar verder helpen, tips delen en talloze uitlegvideo’s te vinden zijn. Er wordt gewerkt aan 5 pijlers: digitaal bewustzijn, digitale hygiëne, digitale vaardigheden, persoonlijk kennismanagement en tech voor groei en ontwikkeling.

Laaghangend fruit voor de snelste winst

Hoe kun je volgens Aslander in korte tijd morgen al beginnen met de eerste 100 uur terug te winnen?

• Zet alle notificaties uit.
• Leer sneltoetsen gebruiken in plaats van je muis.
• Gebruik regels en snelle stappen in Outlook.
• Leer zoeken in Outlook met ‘’ AND, OR en NOT. “Dit scheelt 62 uur per jaar!”
• Leer ‘tovertypen’, met behulp van Autocorrect of (als je dit in al je applicaties wilt doen) met behulp van een tooltje
• Overtuig systeembeheer binnen jouw organisatie om bedrijfsbreed ‘reply to all’ uit te zetten
• Check je mail maximaal 2x per dag als het niet per se hoeft.

Elke maand ontmoeten de die hards en andere nieuwsgierigen elkaar in Utrecht voor een ‘Meet + Greet + Learn’. Het is moeilijk te omschrijven wat daar voor wonderlijks gebeurt als je er nooit geweest bent. Alle bezoekers kunnen op zo’n dag de nieuwste tools en trucs die ze hebben ontdekt op het programma te zetten. Na een dag vol presentaties, spontane demo’s, thematafels en netwerkmogelijkheden, loopt niemand hier de deur uit zonder een nieuwe manier om tijd te besparen. Zo heb ik zelf al uren zoekwerk en typen bespaard door één keer een uur te besteden aan het inrichten van twee tooltjes die ik niet kende voordat ik er kwam.

Zoals Aslander andere projecten vaker heeft aangepakt, wordt de digitale fitheid van alle leden zo gecrowdsourced: iemand die iets kan wat jij zou moeten weten, wordt ter plekke aan je gekoppeld. En als je eenmaal op dreef bent, is het aannemelijk dat je jouw organisatie hetzelfde wilt bieden.

• Een lezing of leergang regelen voor jouw organisatie kan bij de Digitale Fitheid Academie
• Elk jaar organiseert de Stichting in maart de Maand van de Digitale Fitheid. In 2024 hebben 1.000 organisaties deelgenomen aan allerlei activiteiten. Ook wordt 14 en 15 maart 2025 de tweede Europese PKM Summit georganiseerd, waar je alles kunt leren over het slimmer omgaan met je eigen informatie.

Portretfoto Martijn door Ester Overmars