Kandidaten afwijzen: hoe doe je dat?

Stel je voor: midden in de procedure haakt de beste kandidaat onverwacht af. Zou je zo iemand een tweede kans geven? Precies zo voelt het voor een kandidaat die geen reactie krijgt op zijn sollicitatie, of alleen een afwijzing zonder duidelijke reden. Zou die kandidaat jouw organisatie nog een tweede kans gunnen?

Als professionele recruiter zorg je er natuurlijk voor dat je kandidaten niet zomaar laat vallen, maar hen altijd netjes en met goede redenen afwijst. Je vertegenwoordigt immers een organisatie die niet wil overkomen als lomp of respectloos. Door niet adequaat te reageren op een sollicitatie, kun je een negatieve indruk achterlaten bij iemand die in de toekomst misschien wel de perfecte kandidaat zou kunnen zijn. Bovendien voorkom je zo dat een afwijzing schadelijk is voor het imago van jouw organisatie.

Kandidaten respectvol afwijzen

In de huidige krappe arbeidsmarkt is het voor recruiters extra belangrijk om elke kandidaat een positieve ervaring te bieden. Ook al wijs je vaker kandidaten af dan dat je ze aanneemt, je wilt dat ze je organisatie blijven zien als potentiële werkgever. Sterker nog, in het ideale geval worden afgewezen kandidaten zelfs ambassadeurs voor je organisatie. Hoe je dat doet? Het begint bij het behandelen van elke kandidaat met respect. Dit betekent dat kandidaten een reactie verdienen die recht doet aan hun inspanning.

Als je het eerste deel van het sollicitatieproces grotendeels hebt geautomatiseerd, kun je ook de afwijzingen deels automatiseren, bijvoorbeeld via een e-mailtemplate. Zorg er wel voor dat de kandidaat ten minste één geldige reden voor de afwijzing ontvangt (maak hiervoor verschillende varianten) en spreek de kandidaat altijd persoonlijk aan. Vermijd een algemene aanhef zoals “Beste sollicitant”.

Vraag je kandidaten om een persoonlijke reactie (zoals een motivatiebrief of video), dan hoort daar ook een persoonlijke afwijzing bij. Wees duidelijk en beleefd, geef een eerlijke reden voor de afwijzing, en benadruk positieve aspecten die je zijn opgevallen. Sluit af met een positieve noot en vraag eventueel toestemming om de kandidaat in een talentenbestand op te nemen voor toekomstige vacatures.

Wat is een goede afwijzing?

Heb je een persoonlijk gesprek gevoerd met een kandidaat? Dan verdient ook de afwijzing persoonlijk contact. Dit gesprek kun je baseren op een script, maar zorg ervoor dat je direct en vriendelijk bent. Geef positieve feedback, een duidelijke reden voor de afwijzing en spreek op persoonlijke titel (gebruik “ik” in plaats van “wij”). Zelfs als er intern verdeeldheid was, is het belangrijk dat je een eensgezind standpunt vertegenwoordigt. Geef de kandidaat de ruimte om te reageren, maar voorkom een discussie. Sluit het gesprek positief af en nodig geschikte kandidaten uit om contact te houden.

Een “goede afwijzing” schaadt het zelfvertrouwen van de kandidaat niet en kan zelfs hun gevoel van eigenwaarde versterken. Geef waar mogelijk feedback die hen helpt zich verder te ontwikkelen. Soms kun je expliciet een tip geven, maar wees voorzichtig met onderwerpen zoals uiterlijk of persoonlijke gewoontes, omdat deze vaak verkeerd kunnen worden opgevat.

Gronden voor afwijzing

Het is verboden om een sollicitant af te wijzen op basis van de volgende gronden:

• Leeftijd (tenzij er een minimumleeftijd geldt voor bepaalde beroepen, zoals chauffeurs).
• Zwangerschap of kinderwens.
• Gezondheid (een test voor fysieke geschiktheid is soms wel toegestaan).
• Taal (tenzij taalbeheersing essentieel is voor de functie).
• Achtergrond (etnisch, sociaal-economisch, politiek).
• Religie (tenzij een bepaalde religie bij de bedrijfscultuur hoort, zoals bij een religieuze instelling).

Als recruiter kun je in een lastig parket komen als je weet dat een kandidaat intern wordt afgewezen om een van deze redenen, maar dit niet mag benoemen. In zo’n situatie moet je op zoek gaan naar een andere, plausibele reden of kiezen voor een subjectieve motivatie, zoals een gebrek aan ‘klik’. Dit kan echter onbevredigend overkomen bij de kandidaat. Hoe transparanter en duidelijker de sollicitatieprocedure en de beoordelingscriteria zijn, hoe makkelijker het wordt om een afwijzing op een nette manier te communiceren.

Afwijzen in het kort

Hier zijn enkele richtlijnen voor een efficiënte en respectvolle afwijzing:

• Geef altijd een reactie aan kandidaten die je niet aanneemt.
• Communiceer de afwijzing binnen een redelijke termijn.
• Stem de afwijzing af op de inspanning die de kandidaat heeft geleverd.
• Geef ten minste één geldige reden voor de afwijzing.
• Toon begrip voor eventuele teleurstelling bij persoonlijk contact, maar voorkom discussies; blijf respectvol en zo eerlijk mogelijk.
• Zorg voor een positieve afsluiting door sterke punten te benoemen en eventueel tips of advies mee te geven.