Zo betrekt het Scheepvaartmuseum de flexschil bij de organisatie

Hoe houd je de flexibele schil betrokken bij je organisatie? Veel HR-afdelingen worstelen met deze vraag. Voor het Scheepvaartmuseum geldt dat helemaal. De 330 duizend bezoekers die het museum jaarlijks trekt, komen in pieken en dalen, vertelt Ronald van Lopik, hoofd commerciële zaken. De drukte concentreert zich in de schoolvakanties. Daarnaast vinden er in het museum jaarlijks vijfhonderd evenementen plaats, variërend van besloten vergaderingen tot exclusieve diners met inhouse catering.

“Onze afdeling zorgt voor de bezoekersontvangst, winkel, café en evenementen. Slechts 25 medewerkers staan er vast op de loonlijst. Rond schoolvakanties en evenementen zijn er jaarlijks nog eens vijftigduizend flexibele uren in te vullen.”

Ofwel: de ene dag is er niemand uit de flexibele schil nodig, een andere dag 60. Het museum werkt samen met diverse bureaus. Elk met een eigen focus; een horecabureau, een koksbureau, een museaal gericht bureau voor medewerkers in ticketing en informatie.

Direct met bezoekers in contact

“Veel mensen uit de flexibele schil staan direct met onze bezoekers in contact”, vervolgt Van Lopik. “Zij vormen feitelijk onze frontlinie. De eerste persoon die je tegenkomt in het museum is de medewerker achter de ticketbalie. Die is het visitekaartje van het museum, maar staat niet onder contract.”

“Waar we bijvoorbeeld tegenaan liepen, is dat mensen uit de flexibele schil geen toegang hebben tot het intranet van het museum. Juist op dat intranet worden heel veel leuke feitjes en weetjes gedeeld, maar ook nieuwe tentoonstellingen die eraan komen. De medewerkers uit de flexibele schil toegang geven is geen optie, omdat het ondoenlijk is om bij te houden wie wanneer werken.”

“In een briefing, die duurt pakweg tien minuten, kun je niet alles delen. Veel informatie bleef liggen. Zoals antwoorden op praktische vragen als ‘hoe werkt de audiotour?’ of vragen over de tentoonstelling. Het bijpraten van medewerkers kostte bovendien veel tijd, waarbij we door de vele wisselingen hetzelfde verhaal vaak opnieuw moet vertellen. Zoiets stompt af en de briefings verliezen aan kracht. De focus zou eigenlijk moeten liggen op het programma van de dag en medewerkers daarvoor enthousiasmeren.”

“We zochten een manier om de flexibele medewerkers net zoveel informatie te geven als de vaste medewerkers. Zonder dat je de bedrijfsgevoelige informatie deelt, die alleen bestemd is voor de mensen op de payroll. Hoe konden we deze groep zich meer verbonden laten voelen met het museum?”

MobieTrain

De oplossing vond het Scheepvaartmuseum in MobieTrain, een all-in-one platform om de prestaties en betrokkenheid van klantgerichte teams te vergroten. Alle medewerkers die op regelmatige basis werken, krijgen via het bureau waar ze werken een inlog voor de webpagina. Die is op maat gesneden voor het Scheepvaartmuseum. 

Deels vind je er kant-en-klare modules zoals trainingen voor barista, hospitality en mindfulness. De rest wordt gaandeweg aangevuld met eigen content. Met microlearnings bijvoorbeeld. Wat staat je te doen als er een groep met 30 schoolkinderen op de stoep staat? Hoe houd je je hoofd koel in de keuken? En hoe word je een zen ober?

“De medewerkers zijn ingedeeld in verschillende afdelingen. Van elk team is er één Mobietrain super-user die zorgt dat er regelmatig content wordt geüpload. We willen dat medewerkers zo gericht mogelijk content aangeboden krijgen. Wie bij de frontoffice werkt, hoeft niet alles te weten over wat er in de keuken gebeurt.”

“Daarnaast is er gewoon heel veel achtergrondinformatie die leuk is om te weten en waardoor je je werk met meer plezier doet. De keuken deelt recepturen. Onze chef heeft een moeilijke-woordenboek gemaakt. Dat zijn ingrediënten die hij vaak gebruikt en minder bekende kooktechnieken. Later gaan we de wijnen erin zetten die we vaak serveren.”

“Wat heel leuk is aan de tool is dat er formats inzitten waarmee je informatie op verschillende manieren kunt presenteren. Je kunt informatie bijvoorbeeld ook delen als een quiz of leerpad met gamification. Je vult het game-format in met jouw informatie en dan rolt het eruit als een soort game.”

Intensieve voorbereiding

“De voorbereiding was intensief”, vertelt Van Lopik. “Het is niet: je koopt een app en je bent klaar. Het heeft ons flink wat uurtjes gekost om de app te vullen met content, om de app startklaar te krijgen. Inmiddels zijn we een maand live en is het maken van content onderdeel van onze workflow geworden. We hebben een content-agenda voorbereid van anderhalf jaar vooruit.”