Succesvoller samenwerken met behulp van worktech? Breng HR en technologie samen

Effectieve samenwerking is essentieel voor iedere organisatie. Technologie is daarbij niet langer een luxe, maar een gewenst hulpmiddel om samenwerking naar een hoger niveau te tillen. Technologie en AI maken het mogelijk voor teams om efficiënt te communiceren, samenwerkingsgedrag te verbeteren, documenten naadloos te delen en projecten effectief te beheren en als team productiever te zijn, ongeacht waar teamleden zich fysiek bevinden. 

Wij gingen in gesprek met Bram Krijnen, partner HR Services bij Crowe Foederer en Marcel Donkers, innovatiepartner bij Crowe Foederer, over de kracht van technologie om samenwerking blijvend te optimaliseren in een snel veranderende wereld van werk.

De transformatie naar virtuele samenwerking

“Waar men voorheen nog bijna altijd fysiek bij elkaar kwam om samen te werken, zijn we sinds corona gesprekken gaan voeren via tools zoals Teams en Zoom. Dit stelt echter nog niets voor vergeleken met wat er inmiddels in de digitale wereld al kan op het gebied van effectief samenwerken en kennis uitwisselen,” vertelt Bram Krijnen. “Denk aan slimme virtuele omgevingen waar medewerkers hun vergaderingen beheren, relevante bedrijfsinformatie beschikbaar krijgen, notities en actiepunten automatisch gemaakt en verwerkt worden, en waar AI zelfs ook proactieve verbeteringen kan doen voor het verbeteren van werkstromen en samenwerken.”

“Dit is een goed voorbeeld van de inzet van technologie om veel effectiever en productiever samen te werken. Maar er is nog veel meer mogelijk op het gebied van samenwerken en kennis uitwisselen met behulp van digitale tools zoals VR en AR. Denk bijvoorbeeld aan multidisciplinaire teams die op verschillende locaties training krijgen over de werking van een complexe machine via een VR-bril in een levensechte omgeving. Dat is ook een nieuwe vorm van samenwerken. Die maakt de vergaderervaring natuurlijker en boeiender dan de conventionele videovergaderingen en daarmee vergroten bedrijven ook het leereffect.”

“Wanneer je aan de slag wil met worktech, komt daar meer bij kijken dan alleen het aanschaffen van een tool,” vult Marcel Donkers aan. “Het begint met de strategie en de bedrijfsdoelen. Om die doelen te realiseren, ga je ontwikkelen op vier verschillende domeinen: de organisatiekant, de menskant, de technologiekant en de data- en AI-kant. Deze vier domeinen zijn afhankelijk van elkaar en ze versterken elkaar. Worktech introduceren in je organisatie vraagt dan ook evenredige aandacht voor al deze domeinen.”

Verandering van gedrag door technologie

“Hoe mensen met elkaar samenwerken, gaat veranderen onder invloed van technologie”,  legt Marcel uit. “Er zijn veel nieuwe mogelijkheden, maar de vraag is hoe je daar als collectief efficiënt gebruik van gaat maken. Mensen zijn gewend om op een bepaalde manier te werken en passen niet automatisch nieuwe oplossingen toe.”

“De menskant blijkt in de praktijk veel belangrijker dan de tech kant”, voegt Bram toe. “Want het gaat uiteindelijk om het gedrag van mensen. Zij moeten in staat zijn om de nieuwe oplossingen te adopteren en goed te gebruiken. HR heeft hierbij een belangrijke rol als het gaat om het ontwikkelen, upskillen en reskillen van mensen in dit domein. HR zal zelf overigens ook steeds meer ‘tech savvy’ moeten worden om deze ontwikkeling in goede banen te kunnen leiden.”

Zet de Early Adopters in als drijvende krachten

“Om toch met de nieuwe technologische oplossingen aan de slag te gaan, is een bepaalde mate van nieuwsgierigheid nodig,” benadrukt Bram. “Bij individuen, maar zeker ook collectief binnen de organisatie. Het is cruciaal om vast te stellen of je als organisatie de juiste mensen in huis hebt die dit kunnen en willen. Toekomstige medewerkers moeten tijdens de wervings- en selectieprocedure getoetst en geselecteerd worden op zowel nieuwsgierigheid als technische vaardigheden. Zo creëer je de juiste mix binnen een team met een goede basis voor effectieve samenwerking, ondersteund door techoplossingen.”

 Kandidaten zullen tijdens de wervings- en selectieprocedure steeds meer getoetst en geselecteerd worden op zowel nieuwsgierigheid als technische vaardigheden.

“Het is belangrijk om voldoende mensen in de organisatie te hebben die zichzelf opnieuw willen uitvinden en de technologie maximaal voor hen willen laten werken,” vertelt Marcel. “Deze early adopters zet je in als ambassadeurs om beweging te creëren binnen de teams. Het gebruik van worktech gaat niet van de ene op de andere dag helemaal soepel, maar het is goed om te kijken wat er wel kan. Sommige dingen helpen je, andere dingen zijn misschien nog niet optimaal. Zorg ervoor dat je die collectieve nieuwsgierigheid aan boord hebt en houdt, om iedere keer de volgende stap te zetten.”

Het begint bij de User Experience (UX)!

“Samenwerken moet fijn zijn, ook als dit gebeurt met behulp van technologie,” zegt Marcel. “Daarom wordt ook de ervaring (UX-kant) steeds belangrijker. Om zoveel mogelijk mensen de technologie te laten gebruiken, moet het gebruik laagdrempelig zijn en de tool intuïtief. Gebruikers moeten er niet te veel over hoeven na te denken. Binnen een organisatie moet daarom nagedacht worden over het functioneel profiel van zo’n tool. Het bouwen van de workflows, in beeld brengen welke stappen worden gezet in het samenwerken en het samenstellen van de experience. Je moet de tool goed inrichten, zodat de ervaring ook direct goed is.” 

Bram vult aan: “Als een tool intuïtief werkt, heeft dit ook gevolgen voor je learning & development. In plaats van een training die gericht is op ‘hoe werkt het?’ zou de training gericht moeten zijn op ‘hoe ga je het toepassen, hoe ga je het voor je laten werken?'”

Samenwerken met technologie

“Tot nu toe ging het vooral over samenwerking tussen personen met behulp van technologie,” zegt Bram. “De verwachting is dat er in de toekomst ook sprake zal zijn van een samenwerking tussen mens en technologie. We verwachten dat je in de toekomst ook gaat samenwerken met je digitale assistent, jouw virtuele collega. Die kun je zo trainen dat hij allerlei taken van je gaat overnemen. Een virtuele assistent is eigenlijk als een young professional: iemand die al heel veel kan, maar duidelijk nog lerende is. Naarmate we er meer gebruik van gaan maken, groeit de assistent ook in mogelijkheden. De virtuele assistent zal met je meekijken bij alles wat je doet. En wanneer je vastloopt, geeft hij tips en tricks.”

“Als we kijken naar de toekomst van werk en samenwerking, dan is het helder: de integratie van technologie zoals collaboration software is de toekomst. Het vergroot niet alleen de efficiëntie en flexibiliteit binnen organisaties, maar stimuleert ook innovatie en verbetert de gebruikerservaring. En effectieve samenwerking vergroot het werkplezier binnen teams. Door te investeren in de juiste strategieën, het ontwikkelen van de benodigde competenties en het omarmen van een cultuur van continue verbetering, kunnen bedrijven zich optimaal voorbereiden op de uitdagingen en kansen van de moderne werkomgeving”, sluit Marcel af.