De beste werkgever van Europa heeft één HR-medewerker

”We hebben zeven jaar geleden het personeelshandboek weggegooid”, vertelt AFAS’ enige HR-medewerker Britt Breure. Dat handboek werd vervangen door één gouden regel: ‘Werk met gezond verstand in het belang van AFAS.’ Op basis van zulke eenvoudige, maar kraakheldere uitgangspunten ontwikkelde het softwarebedrijf zich tot topwerkgever. Interview met een doener.

Jullie zijn meermalen uitgeroepen tot beste werkgever van Nederland en zelfs tot beste werkgever van Europa. Tegelijkertijd bestaat jullie HR-afdeling uit één persoon. Hoe fix je dat?

Britt Breure: “Die vraag krijg ik vaak: ‘hoe doe jij dat in je eentje?’. Het antwoord ligt deels in onze core business: we zijn softwareleverancier. We maken producten om de HR-processen te automatiseren en willen natuurlijk zelf ook het beste jongetje van de klas zijn. Daarnaast leggen we zoveel mogelijk verantwoordelijkheden in de lijn. Dat is de belangrijkste verklaring voor het feit dat ik HR in mijn eentje doe. Ik doe vooral de hoofdlijnen en kijk naar nieuwe dingen en innovatiemogelijkheden, maar op de werkvloer gebeurt het. 

In gesprek

Ik heb veel meer contact met collega’s dan de meeste HR-professionals. 50 procent van mijn tijd ben ik in gesprek met iemand. Ik spreek mensen in alle lagen van de organisatie over wat er speelt. De ene keer praat ik met de directie, de andere keer kom ik iemand op de gang tegen die me een vraag stelt. Voortdurend in gesprek zijn is ontzettend belangrijk, want goed werkgeverschap is een continu proces, het staat nooit stil. 

Ik heb veel meer contact met collega’s dan de meeste HR-professionals

We vinden bij AFAS dat HR niet alleen mijn verantwoordelijkheid is, maar dat iedereen verantwoordelijk is. Net zoals iedereen een beetje marketeer is en moet bijdragen aan duurzaamheid. De medewerkers zelf zijn dus ook bezig met HR-dingen. Neem als voorbeeld vitaliteit: ik bedenk dingen, maar er zijn ook tal van initiatieven en ideeën die vanuit de medewerkers komen. Innovatie komt dus uit de mensen.”

Hoe streef jij een cultuur na waar dat eigen initiatief wordt aangemoedigd? 

“Een van onze kernwaarden is vertrouwen. We geven echt veel vertrouwen. We zijn een organisatie die niet heel erg gelooft in alles willen aftimmeren en afdichten in regels. Regel 1 bij ons is ‘Werk met gezond verstand in het belang van AFAS.’ Door die ene regel als uitgangspunt te nemen creëren we al veel vertrouwen. Een keer per maand hebben we ons cultuurcafé. Dan vertellen we verhalen uit de organisatie. Het gaat nooit over cijfers of winstprognoses; het gaat altijd om het delen van verhalen van collega’s die toffe dingen gedaan hebben. Het gevolg is dat onze mensen denken: ‘hé, als dat mag, dan kan ik ook mijn eigen idee gaan uitwerken’.

Delen van verhalen

Je moet echt nooit A zeggen, maar B doen. Het komt te vaak voor dat bedrijven zeggen dat ze de mensen veel ruimte geven, maar het niet in de praktijk laten zien. Het delen van heel veel verhalen uit de organisatie is onze kracht en dat werkt.” 

Wat is de rol van leidinggevenden in het borgen van die cultuur?

“Zeven jaar geleden hebben we ons handboek weggegooid en gekeken waar de toegevoegde waarde van onze managers ligt en wat medewerkers zelf kunnen. Wij wilden dat de manager de traditionele taak van controle en politieagent spelen losliet en dat de medewerkers veel meer zelf gingen nadenken. Dan gaan de dingen vaak ook sneller. Als het gaat om vrije dagen opnemen of een declaratie tekenen, dan kan een medewerker dat toch prima zelf op basis van zijn of haar gezonde verstand? Vroeger moesten managers akkoord geven als iemand een opleiding wilde doen. Nu regelen de mensen het zelf op basis van hun gezond verstand. De manager is vooral bezig met ontwikkelen van de medewerker.”

Hoe ondersteun jij de (lijn)managers om die rol goed te pakken?

“Tegelijk met het schrappen van ons handboek zijn we zeven jaar geleden onze managers echt gaan trainen in loslaten, op een hoger niveau leidinggeven en te handelen vanuit die ene regel. Inmiddels is dat gemeengoed en hebben we een managementprogramma van twee jaar, waarin allerlei verschillende soorten workshops en trainingen zitten over thema’s als ‘hoe wil je als leidinggevende zijn’ en ‘hoe motiveer je medewerkers’. We besteden ook aandacht aan de vraag wat het betekent om weinig regels te hebben en hoe je hier als leidinggevende mee omgaat. Want weinig regels betekent niet dat alles ok is.

Zelf geef ik ook leiding aan een klein multimedia-team. Dat vind ik belangrijk, want omdat ik zelf ook leidinggevende ben kan ik me goed verplaatsen in mijn collega-managers.”

En hoe is je afstemming met de board? Streven naar top-werkgeverschap kan nooit alleen een HR-feestje zijn.

“Klopt. Ik zit zelf in de directie. Ik ben ervan overtuigd dat dat de basis is van ons succes: dat we die wens om een topwerkgever te zijn allemaal de kern vinden van onze organisatie.

Van alles op de hoogte

Tot vier jaar geleden was HR niet in de board vertegenwoordigd. We hebben toen besloten er een directiefunctie van te maken. Soms zit ik er een beetje tussenin, altijd vanuit de vraag ‘wat is goed voor de medewerker’, maar  ook ‘wat is goed voor de organisatie’. Voordeel van mijn directiefunctie is dat ik van alles op de hoogte ben en dat thema’s als goed werkgeverschap, maar ook diversiteit en inclusie altijd op de agenda staan.” 

Speelt jullie streven om een topwerkgever te zijn ook een rol in jullie recruitment en bij het profiel van mensen die je bij AFAS aanneemt?

“We zijn als organisatie wel heel uitgesproken en helder. Dat betekent ook: je houdt ervan of je houdt er niet van. Het is belangrijk om aan de voorkant heel duidelijk aan te geven wie wij als organisatie zijn, want we hebben er niks aan als we mensen aannemen die niks met onze cultuur hebben. Dat betekent niet dat hier allemaal dezelfde typen mensen rondlopen, maar je moet wel van onze cultuur houden. 

Onze eigen medewerkers doen ook wel een soort voorwerk als het gaat om het selecteren van mensen die bij ons passen. Wij werken niet met recruitmentbureaus. Na een vacaturestop zijn we sinds enige tijd weer mensen aan het aannemen en heel veel sollicitanten komen via collega’s en bekenden van AFAS binnen. Als onze medewerkers trots zijn en ze vertellen op een verjaardagsfeestje hoe leuk het bij AFAS is, dan gaat dat werken. We deden eigenlijk al aan referral recruitment voordat het een gevleugeld begrip werd. Dat is min of meer natuurlijk ontstaan.”

Wij werken niet met recruitmentbureaus; heel veel sollicitanten komen via collega’s en bekenden van AFAS binnen

Waar ben jij persoonlijk trots op?

“Ik ben er trots op hoe HR gegroeid is in de afgelopen jaren en daarmee ook een plek in de directie heeft gekregen. Zeven jaar geleden zochten ze iemand voor die HR-functie en vroegen of ik dat wilde. Mijn eerste reactie was: Waarom ik? Ik heb nog nooit iets met HR gedaan. Onze CEO Bas van der Veldt zei toen: ‘Ik heb ook nooit geleerd om CEO te worden en volgens mij gaat dat best goed.’ 

Een andere mijlpaal vond ik de opening van ons nieuwe pand. We hebben een avond georganiseerd waar onze collega’s hun familie en vrienden mochten meenemen en rondleiden in het nieuwe gebouw. Toen ik zag hoe trots iedereen was, of ze nu 25 jaar of drie maanden bij ons werkten, dacht ik: dat hebben we goed gedaan.”

Wat is jouw gouden tip aan organisaties die ook in de actiestand willen om een aantrekkelijkere werkgever te worden?

“Een van onze kernwaarden, naast vertrouwen, is ook: Doen. Ik geloof niet zo in grote beleidsplannen en visieverhalen. Soms moet je gewoon met dingen beginnen en ze elke dag een beetje beter maken. Als je je medewerkers op één zet is er ook nooit een discussie over wat iets oplevert. Ik krijg best vaak de vraag: jullie hebben een masseur, maar is daardoor jullie verzuimpercentage gedaald? Maar op die manier kijk ik niet. Ik geloof dat alles wat we doen samen bijdraagt aan het doel van gelukkige werknemers. Kortom: ga niet heel lang schaven aan grote plannen en wachten tot het perfect is, maar ga vooral dingen doen!”