Help! Mijn medewerker wil remote werken

Sinds de covid-pandemie weet iedereen wat ‘hybride werken’ is. Sindsdien werken de meeste kenniswerkers een deel van de werkweek vanuit huis. Maar ook helemaal niet meer op kantoor komen is in opmars. 

De term ‘digital nomad’ bestaat al langer, maar roept bij veel mensen toch het beeld op van de jonge, hippe backpacker die een laptop openklapt vanuit een hostel in Thailand. Remote werken of werken op afstand is niet meer het alleenrecht van de ‘digital nomad’ of de freelancer. Uit onderzoek blijkt dat werken waar en wanneer je wil hoog op het verlanglijstje van moderne werkenden staat. In deze krappe arbeidsmarkt kun je dus ook als HR niet meer om deze nieuwe ontwikkeling heen.

In deze reeks ga ik voor HRMorgen in vier artikelen in op wat remote werken voor HR betekent:

• ‘Help! Mijn medewerker wil remote werken’
• ‘Remote recruitment is wezenlijk anders dan werven in je eigen regio’
• ‘De remote recruiter: werven op een zeilboot’
• ‘Waar gaan we werken? De rol van het kantoor bij remote werken’

Spanningsveld tussen RTO en remote werk

Een steeds groter deel van de beroepsbevolking is het de afgelopen jaren belangrijk gaan vinden om werk en privéleven goed te combineren. Dat gaat verder dan een paar dagen per week thuis werken. De wens om eindelijk te emigreren of buiten de Randstad te gaan wonen, is opeens bereikbaar. Als we drie dagen per week thuis kunnen werken, waarom dan niet vijf?

Op de arbeidsmarkt ontstaat een spanningsveld tussen deze wens en de wens van organisaties die een (deels) verplichte terugkeer naar kantoor opleggen met de zogeheten ‘Return-to-Office Mandates’. Onderzoek heeft uitgewezen dat RTO-beleid niet altijd leidt tot de beoogde uitkomsten, maar bij veel organisaties wel van toepassing is.

Ongeacht het beleid van een organisatie of je eigen mening, de kans is aanzienlijk dat je vroeg of laat voor een keuze staat. Wie het werken op afstand niet accepteert, loopt het risico dat een medewerker vertrekt en op zoek gaat naar een organisatie die dit wel toestaat. Remote deed onderzoek naar de stand van zaken op dit vlak (wereldwijd): 42% van de respondenten uit ‘Gen Z’ zou hun huidige baan opgeven als de kans op een baan die volledig remote was voorbij zou komen.

Werk vormgeven rondom je leven

Volgens Elvira Tibboel-Clemens, recruitment en HR business partner met een specialisatie in remote werk, willen medewerkers die op afstand willen werken lang niet altijd op reis. “De meerderheid wil gewoon in Nederland wonen, maar daar waar het hen uitkomt én werk vormgeven rondom hun levenssituatie, in plaats van andersom. Remote werken is heel bevorderlijk voor de carrièrekansen van vrouwen.”

Tibboel geeft aan dat bezwaren van managers vaak van juridische en financiële aard zijn. “Geldt de Wet Verbetering Poortwachter ook als een medewerker in Spanje woont? Kun je een medewerker verplichten zich aanvullend te verzekeren? Hoe zorg je dat de IT voldoende beveiligd is? Hoe werkt het met belasting? Dit is lastig, maar als je een expert laat meedenken zijn hier afspraken en oplossingen voor. Uiteraard kost dat iets, maar dan is het geregeld en blijft de medewerker wél.” Ook is er de angst dat steeds meer medewerkers willen verhuizen. “Dit blijkt niet zo te zijn, er zijn altijd mensen die liever op kantoor werken.”

“Het belangrijkste is om het gesprek aan te gaan. Je moet goede afspraken maken en het contract aanpassen. Ik adviseer werknemers altijd om de werkgever tegemoet te komen.”

Hackatons in plaats van ‘live’ vergaderen

Tibboel stipt aan dat een andere mindset nodig is om remote werken ook in de dagelijkse praktijk te laten slagen. “Ik ben heel erg voorstander van live meetings, maar dat moet je op een goede manier faciliteren. Twee keer per jaar een ‘learning week’ bijvoorbeeld.” 

Regulier overleg online houden en de live contactmomenten voor andere doeleinden gebruiken is gangbaar bij teams die remote werken. Zo pakt bijvoorbeeld ook Stichting Pleio het aan. Deze aanbieder van een platform voor laagdrempelig online samenwerken heeft al jaren geen kantoor meer. 

Marcel Ziemerink, accountmanager: “Eens per jaar hebben we een hackaton. In zo’n week werken we op een locatie in Nederland van maandag tot en met vrijdag gezamenlijk aan één of twee onderwerpen. Hoe gaan we hier in de toekomst mee om? Waar willen we met ons platform naartoe? We programmeren en maken prototypes; we krijgen echt veel voor elkaar in een week. Ook is het heel gezellig. We hebben een barbecue, af en toe komt er een klant op bezoek en de raad van toezicht en het bestuur zijn een avond aanwezig.”

Vertrouwen is cruciaal

Behalve het papierwerk en duidelijke afspraken over wanneer iemand wel fysiek beschikbaar moet zijn (en hoe vaak in het jaar) is er nog een ander bezwaar: kun je wel goed in een team werken als je er nooit bent? En wat doet het met de onderlinge verhoudingen in een team ‘als collega X zeker elke middag op het strand zit?’ Hoe terecht is het om de werkhouding van iemand die op afstand werkt te wantrouwen?

Tibboel benadrukt dat medewerkers productiever zijn als ze kunnen doen wat belangrijk voor hen is. “Degene die remote werkt, neemt meestal eerder de telefoon op, juist omdat ze niet willen dat collega’s er iets van vinden. Verder is het belangrijk om vanuit vertrouwen aan een gemeenschappelijk doel te werken en te kijken naar taken in plaats van naar een functieomschrijving met vaste werktijden.”

Hoe bereik je een cultuur waarin je uitgaat van het beste in een ander en er ruimte is voor vertrouwen? Ik sprak hier uitgebreid over met organisatiesocioloog Thomas Bruil en met Pauline Voortman, die promoveerde op haar onderzoek naar de rol van vertrouwen op de werkvloer. Vertrouwen is cruciaal voor elk team, ook als je altijd op kantoor werkt, maar nóg meer als je dat niet doet.

Bruil constateerde bij de bedrijven waar hij over de vloer kwam, dat het bieden van meer vrijheid er juist voor zorgt dat mensen meer uit zichzelf halen. “Als je meer inkadert, kader je ook de potentie van de medewerker in en daarmee de organisatie. Als mensen dingen zelf kunnen invullen, zien ze het belang van hun taken in het grotere geheel en voelen een sterkere verbinding. Dit soort effecten kun je niet in een functieprofiel plaatsen, dit is de ruimte die ontstaat als mensen zich gezien voelen.”

“Het ligt niet aan de goede wil van een ander”

Het onderzoek van Voortman laat zien welke voorwaarden nodig zijn voor een cultuur waarin zulk vertrouwen ook daadwerkelijk mogelijk is. “Het gaat om méér aandacht, méér contact en méér voorspelbaarheid. Wanneer men op afstand werkt, is het nodig elkaar soms te ontmoeten en te reflecteren, maar thuiswerken kan zeker goed gaan als je voldoende aandacht besteedt aan wat je wilt bereiken met elkaar en hoe.” 

Uit haar onderzoek kwam naar voren dat een team aan 5 voorwaarden moet voldoen om zo’n cultuur te bereiken:

1. Gezamenlijke missie en waarden 
2. Heldere doelen, taken en verantwoordelijkheden
3. Aandacht voor elkaar
4. (Zelf)reflectie
5. Communicatie

Organisaties die hier het liefst morgen al mee aan de slag willen gaan, mogen wat Voortman betreft beginnen bij een onderzoekende houding. Hoe gaat het met iedereen en zijn ze nog betrokken? Wat is hun ultieme wens op dat gebied? “Als er dilemma’s komen, schiet men in een wij-zij-houding. Dit zie je in de hele maatschappij, polarisatie hoort op een of andere manier bij deze tijd. Als je dat weet te voorkomen, ben je al een stuk verder. Als iedereen bereid is zich kwetsbaar op te stellen en er vanuit gaat dat iedereen het beste voorheeft. Het ligt niet aan de goede wil van een ander.”